Camino a la Transformación Digital de la Junta de Beneficencia de Guayaquil

Tomado de «Memoria del Director General sobre asuntos relevantes relativos a la gestión y desempeño». Ernesto Noboa Bejarano (2014-2020)

En 2014 la situación de tecnología de la Junta de Beneficencia de Guayaquil era bastante problemática. Existían caídas y cortes del sistema y de las comunicaciones semanalmente, el soporte era muy lento e ineficaz y todo esto afectaba la operación de las Dependencias, sobre todo con la paralización del servicio que sufrían los hospitales que podía durar algunos días. Es así como se inicia una reestructuración completa del Departamento de Sistemas, trayendo nuevo talento que permita establecer un nuevo Plan Estratégico de Sistemas y una ruta de solución a los constantes problemas.

En primer lugar y con apoyo de un consultor externo se estableció el “Programa de Transformación Digital PRISMA” con base al cual se definió la necesidad de:

  1. Reestructuración del Modelo de Gobierno de Sistemas
  2. Cambio y Actualización de la Infraestructura Tecnológica
  3. Homologación de Procesos y Automatización de Aplicaciones para las diferentes dependencias.

Como parte del primer objetivo se consolidó las diferentes áreas de sistemas de cada Dependencia en una sola Corporativa que define los estándares y decisiones tecnológicas e implementa proyectos tecnológicos a nivel de la Junta. Al mismo tiempo se cambio el perfil del personal del área pasando de tener una mayoría de técnicos de soporte a ingenieros de proyectos y procesos, arquitectos de software e infraestructura. Para llevar a cabo esto, se lanza una licitación para la selección de un partner de outsourcing entre las más grandes compañías de servicios tecnológicos del país.

La implementación del outsourcing con la empresa Synergy, se realizó en 2015 y fue un proceso que permitió reducir el personal que hasta ese entonces era de 150 personas propias de nómina y 100 indirectas por contrato, a 61, causando ahorros con el nuevo servicio a $500 mil al año. En este nuevo modelo de gobierno se dejaron coordinadores de soporte en los hospitales y los equipos de desarrollo en Lotería y Cementerio.

Con el equipo optimizado y con un nuevo enfoque de perfiles, se procedió a solucionar los problemas de infraestructura. Lo primero fue la consolidación de los nueve data center que operaban en las diferentes dependencias, en cuatro, uno principal en las instalaciones de Claro en Durán, uno de contingencia en Lotería y se mantuvo los data centers de los Hospitales HLV y HRG por sus aplicaciones hospitalarias Servinte y MIS, todo esto usando nueva tecnología de servidores y administrado por IBM, lo cual trajo ahorros de $1 millón al año en equipos, personal y licencias, reduciendo de 500 servidores a 340.

De igual manera se optimizó la red de comunicaciones, mediante concurso se eligió a la empresa Telefónica como principal y Claro como secundario, eliminando las siete empresas de enlaces de datos de radio y pasando una red central 100% de fibra de un costo de $27 a $15 el Megabyte corporativo.

Se debe indicar que la Junta sostenía un problema de deuda de licenciamiento con Microsoft de algunos años que se solucionó luego de una serie de negociaciones con la corporación en Estados Unidos, que nos permitieron calificar como ONG y así nos condonaron la deuda de $4 millones, permitiéndonos ser una de las primeras empresas del país en implementar Office 365 en la nube, con licencias básicas gratuitas, teniendo que pagar sólo las profesionales y las de servidores con altos descuentos al ser ONG.

Los costos de impresión y copias eran exorbitantes, al tener diferentes marcas de impresores y proveedores se lanzó un concurso que permitió un importante ahorro pasando de un gasto de $100 mil mensuales a $55 mil mensuales, al consolidar impresoras y tener un solo proveedor de outsourcing para toda la Junta.

Para inicios de 2016, la Junta había estabilizado su operación de tecnología disminuyendo las incidencias y las caídas de sistemas permitiendo a las Dependencias operar sin interrupciones. Se pasó de un presupuesto de gasto de $14 millones a $10 millones al año. Para 2016 se inicia la reestructuración del mapa de aplicaciones con el objetivo cumplido a la fecha de reducir la complejidad y obsolescencia e integrarlos en una sola plataforma que permita eficiencias operativas, ahorros en el soporte, crecimiento e innovación.

Se arrancó con la automatización del Hogar Corazón de Jesús, Banco de Sangre, Laboratorio y de los dos Colegios con sistemas 100% en nube y mediante un esquema de pago por suscripción mensual de bajo costo. De inmediato se comenzó la búsqueda de una plataforma que pueda reemplazar el Core administrativo y financiero que se encontraba en AS/400 y el Sistema Hospitalario Servinte y MIS. Se realizó un análisis de las 20 mejores marcas globales que se ajustaban a la realidad de aquella época de la Junta, que poseía 9 mil empleados y un volumen de transacciones tan alto como la de una empresa retail, debido al gran flujo de atenciones hospitalarias y de lotería. El final del proceso de selección, que duró algunos meses, dio como resultado que SAP era la mejor herramienta para ser el nuevo ERP (Enterprise Resource Planning) y Sistema Hospitalario de la Junta de Beneficencia.

SAP es un sistema alemán de primera clase, el más usado a nivel mundial y que en Ecuador lo usan el 70% de los grupos económicos del país. Se negoció directamente con SAP Alemania y por recomendación de ellos se seleccionó a EY como partner ya que cumplía con los requisitos de experiencia para un proyecto de esta envergadura, que por tamaño y complejidad se iba a convertir en el más grande del país.

En paralelo a lo antes descrito se realizó la homologación de los procesos administrativos financieros y hospitalarios y de estructuras organizacionales, con la finalidad de tener un solo marco de procesos basado en las mejores practicas del mercado y estar listos para la implementación del nuevo sistema.

El proyecto arranca en su implementación a finales en noviembre de 2016, pero con la llegada de la crisis del sector de salud del Gobierno ecuatoriano y al volverse insostenible la deuda del Estado hacia la Junta, el proyecto se tuvo que suspender en Abril de 2017, cuando se había finalizado apenas la primera fase.

Como ya ha sido ampliamente comentado, la Junta entró entonces en un proceso de reestructuración de personal y esto hizo que se reduzcan sus operaciones y el número de colaboradores, lo cual permitió lograr nuevas optimizaciones en la operación de Sistemas. Se renegociaron a la baja los contratos de servicios y se refinanció la deuda adaptándola al nuevo tamaño de la Junta. Esta optimización de servicios permitió una nueva reducción del personal de Sistemas que pasó de 61 a 30 personas, dejando solo coordinadores en los hospitales y los equipos de desarrollo de Cementerio y Lotería, número con el que actualmente se maneja la operación para toda la Junta.

No obstante, a lo ya mencionado, la mayor optimización vino con un cambio tecnológico que permitió lograr ahorros de alto impacto en el presupuesto de gasto. Al respecto, en el 2018 se reinician las conversaciones con SAP e EY para retomar el proyecto PRISMA, definitivamente la situación de obsolescencia del sistema AS/400 era crítica y tampoco brindaba el control financiero y administrativo que se necesitaba en la operación en esos momentos, es así como se comienza a estructurar un nuevo proyecto enfocado solo al ERP, (finanzas, contabilidad, tesorería, compras, presupuesto, mantenimiento y facturación), dejando el sistema hospitalario para una segunda fase inmediata, con el fin de cuidar el flujo de caja.

Aprovechando la nueva versión, SAP nos ofrece llevar todos nuestros sistemas a la nube de ellos en Estados Unidos, esta nueva versión es S/4HANA. Luego de meses de negociaciones se logra un acuerdo que nos permitió eliminar el contrato con IBM, cancelar el Data Center de Claro en Durán, reducir los data centers de los hospitales, dejando solo 100 servidores en Oficina Central. Así también se redujo el numero de licencias de usuarios del sistema a lo mínimo necesario, obteniendo un ahorro de $900 mil al año. Lo propio se hizo con EY, donde se obtuvo $1 millón de ahorros en los costos de implementación. Estas optimizaciones permitieron reducir nuevamente el presupuesto de gasto de Sistemas de $10 millones al año a $8.7 millones al año.

La implementación del Proyecto PRISMA para el ERP se retoma el 15 de Abril de 2019, con la participación y apoyo de las áreas corporativas y las Dependencias, que, junto al personal de consultores, fueron alrededor de 150 personas que trabajaron durante 10 meses en jornadas extensas e intensas para sacar en vivo el proyecto el 19 de febrero de 2020. Desde ese día la Junta de Beneficencia está operando con SAP S/4HANA en nube, dejando el AS/400 solo para el sistema hospitalario MIS y para ciertas aplicaciones de lotería que se están actualmente migrando para su cierre definitivo. Los beneficios de negocio que traerá el ERP están en el mayor control presupuestario, información precisa sobre la operación financiera, control estricto de las compras, permitiendo segregación de funciones y auditoría, optimización del control y mantenimientos en los activos de la Junta con una eficiencia en reportería.

Desde esa fecha se inició el proceso de estabilización del sistema, que dura entre 6 y 8 meses, que es lo usual en este tipo de proyectos a gran escala. La estabilización consiste en afinar funcionalidades, adaptar al personal a los nuevos procesos y arreglar las incidencias que se presentan propias de una salida en vivo. Las decisiones de tecnología tomadas durante todos estos años permitieron que la Junta de Beneficencia de Guayaquil pueda operar sin interrupción alguna desde el punto de vista tecnológico, el tener un esquema de enlaces robustos y con seguridad, permitió a los usuarios conectarse de sus casas con VPN sin problemas de hackers.

El poseer Office 365 en la nube, permitió a los usuarios tener sus archivos disponibles en la nube y usar herramientas de videoconferencia y colaboración como Teams sin costo adicional alguno. El tener un esquema de outsourcing permitió que, a pesar de que el 50% del personal propio de Sistemas estuvo contagiado con el virus, el soporte pueda continuar, aumentando técnicos del outsourcing sin costo adicional.

Pero sobre todo la grata coincidencia de un mes antes haber tenido una herramienta como SAP en nube implementada que a pesar de haber estado recién en su primer mes de estabilización, permitió que la Junta no pare administrativamente, ya que hubiera sido impensable el trabajo remoto en un sistema como el AS/400, que, al ser de tecnología de hace 20 años, hubiera obligado al personal estar en sitio, exponiéndolo a un contagio aún mayor y a una crisis aún más severa.

Es así como por lo anteriormente mencionado, SAP ha nombrado a este como un caso de éxito a nivel regional, entrando a participar en su programa de premios por las referencias que son en el país, en la región Andina y Centroamérica. La Junta de Beneficencia de Guayaquil es la primera empresa en el Ecuador en implementar SAP S/4HANA sobre la nube privada en Estados Unidos, camino que actualmente están siguiendo grupos como Vilaseca, Novacero, Consenso, entre otros.